PENGENALAN
Birokrasi adalah merupakan satu struktur organisasi formal yang melibatkan banyak aktiviti dalam mencapai sesuatu matlamat. Terhasilnya birokrasi ini adalah daripada lahirnya sebuah masyarakat yang besar dan kompleks. Pengembangan sesebuah masyarakat yang besar itu akan menimbulkan satu struktur organisasi bagi membentuk sebuah pengurusan yang sistematik. Lalu timbullah birokrasi dalam membina sesuatu prosedur yang perlu diikuti bagi menuju kepada tujuan atau matlamat seperti yang dimahukan.
Konsep birokrasi telah mula dikemukakan oleh ahli ekonomi Vincent de Gournay (1712-1759) kemudian istilah ini digunapakai oleh John Stuart Mill. Tetapi Max Weberlah yang mula mengembangkan konsep ini dan mengemukakannya selepas membuat kajian yang teliti dan terperinci. Penumpuan Weber dalam melihat birokrasi ini lebih kepada sudut organisasi itu sendiri dimana beliau berpendapat bahawa organinsasi berstruktur akan menjadi lebih baik apabila adanya sistem birokrasi.
KONSEP BIROKRASI
Perkataan birokrasi telah dicipta oleh De Gournay pada tahun 1945 dengan menggabungkan perkataan ‘bureu’ dengan ‘to ruler’ menjadi ‘bureaucracy’ yang membawa maksud ‘the rule of officials’. Dengan erti lainnya, birokrasi merupakan satu bentuk tatacara aturan dalam pengurusan skop tugasan yang berkaitan dengan pentadbiran awam.
Birokrasi merujuk kepada sebuah organisasi berstruktur, penuh dengan prosedur dan tatacara yang perlu diikuti sebelum mencapai tujuan dan matlamat bagi sesebuah organisasi. Ianya berkait rapat dengan kecekapan, keberkesanan, kebajkan dan teknik pentadbiran dalam sesebuah organisasi. Birokrasi dianggap sebagai satu saluran atau laluan yang sukar sebelum mencapai tahap selesa. Seseorang perlu melalui prosedur dan garis panduan yang ditetapkan bagi mencapai tujuan dan matlamat. Namun, birokrasi di dalam pentadbiran awam seringkali dilabelkan sebagai satu proses yang lambat, prosedur yang lama dan menyusahkan, tidak cekap malah merumitkan.
KONSEP BIROKRASI MENGIKUT MAX WEBER
Birokrasi mengikut pemahaman Max Weber boleh dijelaskan sebagai badan pentadbiran bagi pekerja-pekerja yang telah dilantik. Pekerja yang dimaksudkan itu merupakan suatu asas kepada sistem birokrasi dalam sesuatu organisasi dan Weber berpendapat pekerja tersebut perlulah mempunyai tanggungjawab dan tugasan untuk dilaksanakan. Pada pandangan Weber, birokrasi akan wujud dalam semua organisasi berskala besar (large scale organization) dimana dalam erti kata lain organisasi yang besar adalah sama sifat neutralnya dan perlu mempunyai matlamat serta halatuju tersendiri. Max Weber dalam kajiannya mengenai birokrasi menggariskan beberapa ciri-ciri birokrasi yang perlu ada dan dipraktikan dalam sesebuah organisasi yang besar dan formal bagi mencapai tujuan dan matlamat sesebuah organisasi tersebut. Ciri-ciri yang dimaksudkan itu adalah lebih kepada kriteria birokrasi yang ideal bagi mencapai tujuan organisasi itu ditubuhkan.
Pekerja didalam sesebuah organisasi dibezakan dengan kedudukan perbezaan tugasan yang berlainan mengikut unit tertentu. Dalam erti kata lain kedudukan adalah sama tetapi kriteria yang membezakan antara kedua-duanya dimana kriteria yang dimaksudkan oleh Weber adalah kuasa (authority). Elemen kuasa itu digunakan secara menyeluruh di dalam memperjelaskan mengenai tingkah laku pekerja dalam sistem birokrasi sesebuah organisasi, kerajaan yang memerintah dan Negara amnya yang mana ia merupakan suatu simbolik dalam memberi penekanan kepada bentuk birokrasi melalui elemen-elemen yang digariskan oleh Weber iaitu birokrasi tradisional, birokrasi rasional dan birokrasi karismatik.
Birokrasi tradisional atau juga dikenali sebagai Petrimonial birokrasi (traditional authority). Elemen kuasa tradisional adalah lebih kepada bersifat warisan atau bersandarkan kepada keturunan turun temurun. Contoh dimana perlantikan seseorang pemerintah adalah berdasarkan kepada hierarki keluarga iaitu waris-waris dari keturunan pemerintah terdahulu akan dipilih berdasarkan kepada beberapa ciri-ciri yang digariskan mengikut adat yang telah ditetapkan. Pemilihan secara keturunan ini lazimnya berlaku sebelum perubahan ke arah modenisasi itu terjadi.
Elemen kedua ialah birokrasi rasionalisme (rational-legal authority). Pelantikan seorang pemerintah adalah dilakukan secara rasmi melalui pemilihan calon-calon yang ada tidak kira sama ada ia secara tetap, kontrak atau pun sementara. Pelantikan dalam konteks kuasa rasional ini lebih kepada pemilihan secara rasional mengikut seperti mana yang telah di gariskan oleh ciri-ciri tertentu dan bukanlah atas dasar kepentingan diri. Berbanding birokrasi tradisional yang lebih menekankan kepada pertalian darah, birokrasi rasional ini lebih kepada membuka peluang yang seluas-luasnya kepada semua masyarakat untuk mendapat hak yang sama rata dan perlaksanaan yang dilakukan adalah sah. Justeru, kepatuhan masyarakat bukan kepada yang memegang kuasa sahaja tetapi kepada amalan yang rasmi diiktiraf undang-undang.
Birokrasi karismatik (charismatic authority) merupakan elemen ketiga yang dijelaskan oleh Weber. Sifat kuasa pemerintah karismatik ini adalah seseorang dilantik secara tidak rasmi dan kuasa yang diperolehinya adalah daripada hak dan perjuangan dimana seorang yang berkarismatik mempunyai pengikut tersendiri, pencetus revolusi atau pergerakan sosial terhadap kuasa tradisional dan rasionalisme.. Berbeza dengan rasionalisme yang lebih mementingkan cara pemilihan itu dibuat, seorang pemimpin karismatik dilantik bukan berdasarkan kepada undang-undang yang formal dan rasmi sepertimana pemilihan dalam rasionalisme tetapi lebih kepada pemimpin yang mempunyai personaliti yang menarik dan istimewa disamping ketokohan untuk menjadi seorang pemimpin. Seorang pemerintah yang mempunyai ciri karismatik yang tersendiri adalah seorang yang berpengaruh dalam memberi inspirasi, tidak perlu kepada pemilihan atau penurunan kuasa yang sah melalui undang-undang, tetapi dengan ciri-ciri kepimpinan dan pengaruhnya itu sahaja mampu memberikannya kuasa.
BIROKRASI DALAM PENTADBIRAN AWAM
Pengkajian Weber berkenaan birokrasi ini adalah sebagai sesuatu yang ideal iaitu satu model yang dibentuk secara hipotesis sebagai satu entiti di mana Weber mengkaji dan meneliti organisasi dari sudut perjalanan dan pergerakan organisasi itu.
Penggunaan birokrasi dalam pentadbiran awam amat penting sekali dalam menjaga kualiti pentadbiran disamping membuatkan perjalanan sesebuah organisasi itu lebih sistematik serta memudahkan pekerja memproses tugasan yang diperlukan. Bagi melahirkan suatu proses yang lebih sistematik, memerlukan suatu organisasi itu membuat beberapa prosedur yang perlu diikuti sebelum menuju kepada tujuan atau matlamat yang ingin dicapainya.
Prosedur yang perlu diikuti itulah seringkali dilabelkan sebagai satu proses yang lambat, dan memakan masa yang lama serta menyusahkan, malah merumitkan orang ramai yang ingin berurusan dengan pentadbiran awam. Sebagai contoh, untuk berurusan atas sebab beberapa hal yang penting, pelanggan perlulah mengisi borang yang berkaitan terlebih dahulu disamping menyediakan beberapa dokumen yang diperlukan untuk pengesahan. Kemudian borang itu akan diproses dan dihantar dari satu bahagian kepada bahagian yang lain sebelum pengesahan dilakukan. Dalam tempoh pemprosesan borang itu, banyak prosedur yang terpaksa dilalui oleh pelanggan sebelum keputusan didapatinya. Perkara ini amat melecehkan untuk ditempuhi oleh pelanggan dalam berurusan kerana prosuder yang birokrasi amat memenatkan. Perlu mengikut dari satu langkah ke langkah yang lain sebelum menuju ke matlamat akhir.
Dari sisi organisasi pentadbiran awam pula, ia lebih kepada sesuatu yang mudah untuk diuruskan kerana melibatkan banyak unit. Maka data akan direkod setiap kali pemprosesan berlaku, jadi sebarang kelompangan yang berlaku semasa urusan sedang berjalan akan dapat dikesan dengan cepat. Jadi, di sini dapat dilihat bagaimana setiap unit yang ada perlu memainkan fungsi yang tersendiri dan amat penting untuk bergerak seiring kerana ketidak fungsiaan yang berlaku kepada salah satu unit akan membuatkan sesuatu urusan itu tergendala lalu menganggu perjalanan organisasi terbabit.
Oleh itu, apa yang dimaksudkan oleh Weber didalam konsep birokrasinya adalah perlaksaan individu yang terlibat didalam organisasi itu sendiri yang membawa kepada punca timbulnya kerenah birokrasi dan bukannya prosedur yang perlu diikuti. Jadi perjalanan sesuatu organisasi formal khususnya dalam mencapai matlamatnya mestilah mengambil kira faktor tindak balas terhadap perubahan persekitaran yang memberi kesan kepada perlaksanaan manusia itu sendiri. Maka disini tidak akan timbul lagi masalah berkenaan ketidakcekapan dan ketidak profesionalan pekerja dalam menangani permasalahan ini.
KESIMPULAN
Birokrasi boleh difahami dan dilihat dari dua segi perspektif, iaitu daripada sudut pandangan positif dan negatif. Birokrasi secara umum dapat dimaknai sebagai struktur organisasi formal yang memerlukan beberapa prosedur dilaksanakan bagi mencapai matlamat yang dimahukan dalam menjadikan perjalanan sesebuah organisasi itu lebih sistematik.
Relevannya sistem birokrasi ini untuk dipraktikkan didalam pentadbiran awam masa kini adalah kerana ia menjadikan satu kerja itu berjalan dengan teratur dan lancar mengikut satu-satu langkah yang diperlukan. Keadaan birokrasi sebenarnya bergantung kepada kecekapan kerajaan yang mentadbir dalam memastikan agar garis panduan yang digunakan tidak jauh dari konsep asal birokrasi. Di mana mereka yang berhak untuk menentukan dan mencipta langkah atau prosedur yang perlu diikuti dalam melakukan beberapa urusan yang diperlukan.
Walaupun birokrasi pada hari ini dilihat sebagai seolah-olah sebagai satu sistem yang lembab dan banyak kerenah namun konsep dan teori Weber masih sesuai dipraktikkan dalam konteks pentadbiran awam masa kini kerana kesemua kriteria birokrasi ideal yang digariskan oleh Weber mempunyai satu matlamat iaitu untuk mempertingkatkan kecekapan organisasi dalam pencapaian yang berkesan.
Birokrasi adalah merupakan satu struktur organisasi formal yang melibatkan banyak aktiviti dalam mencapai sesuatu matlamat. Terhasilnya birokrasi ini adalah daripada lahirnya sebuah masyarakat yang besar dan kompleks. Pengembangan sesebuah masyarakat yang besar itu akan menimbulkan satu struktur organisasi bagi membentuk sebuah pengurusan yang sistematik. Lalu timbullah birokrasi dalam membina sesuatu prosedur yang perlu diikuti bagi menuju kepada tujuan atau matlamat seperti yang dimahukan.
Konsep birokrasi telah mula dikemukakan oleh ahli ekonomi Vincent de Gournay (1712-1759) kemudian istilah ini digunapakai oleh John Stuart Mill. Tetapi Max Weberlah yang mula mengembangkan konsep ini dan mengemukakannya selepas membuat kajian yang teliti dan terperinci. Penumpuan Weber dalam melihat birokrasi ini lebih kepada sudut organisasi itu sendiri dimana beliau berpendapat bahawa organinsasi berstruktur akan menjadi lebih baik apabila adanya sistem birokrasi.
KONSEP BIROKRASI
Perkataan birokrasi telah dicipta oleh De Gournay pada tahun 1945 dengan menggabungkan perkataan ‘bureu’ dengan ‘to ruler’ menjadi ‘bureaucracy’ yang membawa maksud ‘the rule of officials’. Dengan erti lainnya, birokrasi merupakan satu bentuk tatacara aturan dalam pengurusan skop tugasan yang berkaitan dengan pentadbiran awam.
Birokrasi merujuk kepada sebuah organisasi berstruktur, penuh dengan prosedur dan tatacara yang perlu diikuti sebelum mencapai tujuan dan matlamat bagi sesebuah organisasi. Ianya berkait rapat dengan kecekapan, keberkesanan, kebajkan dan teknik pentadbiran dalam sesebuah organisasi. Birokrasi dianggap sebagai satu saluran atau laluan yang sukar sebelum mencapai tahap selesa. Seseorang perlu melalui prosedur dan garis panduan yang ditetapkan bagi mencapai tujuan dan matlamat. Namun, birokrasi di dalam pentadbiran awam seringkali dilabelkan sebagai satu proses yang lambat, prosedur yang lama dan menyusahkan, tidak cekap malah merumitkan.
KONSEP BIROKRASI MENGIKUT MAX WEBER
Birokrasi mengikut pemahaman Max Weber boleh dijelaskan sebagai badan pentadbiran bagi pekerja-pekerja yang telah dilantik. Pekerja yang dimaksudkan itu merupakan suatu asas kepada sistem birokrasi dalam sesuatu organisasi dan Weber berpendapat pekerja tersebut perlulah mempunyai tanggungjawab dan tugasan untuk dilaksanakan. Pada pandangan Weber, birokrasi akan wujud dalam semua organisasi berskala besar (large scale organization) dimana dalam erti kata lain organisasi yang besar adalah sama sifat neutralnya dan perlu mempunyai matlamat serta halatuju tersendiri. Max Weber dalam kajiannya mengenai birokrasi menggariskan beberapa ciri-ciri birokrasi yang perlu ada dan dipraktikan dalam sesebuah organisasi yang besar dan formal bagi mencapai tujuan dan matlamat sesebuah organisasi tersebut. Ciri-ciri yang dimaksudkan itu adalah lebih kepada kriteria birokrasi yang ideal bagi mencapai tujuan organisasi itu ditubuhkan.
Pekerja didalam sesebuah organisasi dibezakan dengan kedudukan perbezaan tugasan yang berlainan mengikut unit tertentu. Dalam erti kata lain kedudukan adalah sama tetapi kriteria yang membezakan antara kedua-duanya dimana kriteria yang dimaksudkan oleh Weber adalah kuasa (authority). Elemen kuasa itu digunakan secara menyeluruh di dalam memperjelaskan mengenai tingkah laku pekerja dalam sistem birokrasi sesebuah organisasi, kerajaan yang memerintah dan Negara amnya yang mana ia merupakan suatu simbolik dalam memberi penekanan kepada bentuk birokrasi melalui elemen-elemen yang digariskan oleh Weber iaitu birokrasi tradisional, birokrasi rasional dan birokrasi karismatik.
Birokrasi tradisional atau juga dikenali sebagai Petrimonial birokrasi (traditional authority). Elemen kuasa tradisional adalah lebih kepada bersifat warisan atau bersandarkan kepada keturunan turun temurun. Contoh dimana perlantikan seseorang pemerintah adalah berdasarkan kepada hierarki keluarga iaitu waris-waris dari keturunan pemerintah terdahulu akan dipilih berdasarkan kepada beberapa ciri-ciri yang digariskan mengikut adat yang telah ditetapkan. Pemilihan secara keturunan ini lazimnya berlaku sebelum perubahan ke arah modenisasi itu terjadi.
Elemen kedua ialah birokrasi rasionalisme (rational-legal authority). Pelantikan seorang pemerintah adalah dilakukan secara rasmi melalui pemilihan calon-calon yang ada tidak kira sama ada ia secara tetap, kontrak atau pun sementara. Pelantikan dalam konteks kuasa rasional ini lebih kepada pemilihan secara rasional mengikut seperti mana yang telah di gariskan oleh ciri-ciri tertentu dan bukanlah atas dasar kepentingan diri. Berbanding birokrasi tradisional yang lebih menekankan kepada pertalian darah, birokrasi rasional ini lebih kepada membuka peluang yang seluas-luasnya kepada semua masyarakat untuk mendapat hak yang sama rata dan perlaksanaan yang dilakukan adalah sah. Justeru, kepatuhan masyarakat bukan kepada yang memegang kuasa sahaja tetapi kepada amalan yang rasmi diiktiraf undang-undang.
Birokrasi karismatik (charismatic authority) merupakan elemen ketiga yang dijelaskan oleh Weber. Sifat kuasa pemerintah karismatik ini adalah seseorang dilantik secara tidak rasmi dan kuasa yang diperolehinya adalah daripada hak dan perjuangan dimana seorang yang berkarismatik mempunyai pengikut tersendiri, pencetus revolusi atau pergerakan sosial terhadap kuasa tradisional dan rasionalisme.. Berbeza dengan rasionalisme yang lebih mementingkan cara pemilihan itu dibuat, seorang pemimpin karismatik dilantik bukan berdasarkan kepada undang-undang yang formal dan rasmi sepertimana pemilihan dalam rasionalisme tetapi lebih kepada pemimpin yang mempunyai personaliti yang menarik dan istimewa disamping ketokohan untuk menjadi seorang pemimpin. Seorang pemerintah yang mempunyai ciri karismatik yang tersendiri adalah seorang yang berpengaruh dalam memberi inspirasi, tidak perlu kepada pemilihan atau penurunan kuasa yang sah melalui undang-undang, tetapi dengan ciri-ciri kepimpinan dan pengaruhnya itu sahaja mampu memberikannya kuasa.
BIROKRASI DALAM PENTADBIRAN AWAM
Pengkajian Weber berkenaan birokrasi ini adalah sebagai sesuatu yang ideal iaitu satu model yang dibentuk secara hipotesis sebagai satu entiti di mana Weber mengkaji dan meneliti organisasi dari sudut perjalanan dan pergerakan organisasi itu.
Penggunaan birokrasi dalam pentadbiran awam amat penting sekali dalam menjaga kualiti pentadbiran disamping membuatkan perjalanan sesebuah organisasi itu lebih sistematik serta memudahkan pekerja memproses tugasan yang diperlukan. Bagi melahirkan suatu proses yang lebih sistematik, memerlukan suatu organisasi itu membuat beberapa prosedur yang perlu diikuti sebelum menuju kepada tujuan atau matlamat yang ingin dicapainya.
Prosedur yang perlu diikuti itulah seringkali dilabelkan sebagai satu proses yang lambat, dan memakan masa yang lama serta menyusahkan, malah merumitkan orang ramai yang ingin berurusan dengan pentadbiran awam. Sebagai contoh, untuk berurusan atas sebab beberapa hal yang penting, pelanggan perlulah mengisi borang yang berkaitan terlebih dahulu disamping menyediakan beberapa dokumen yang diperlukan untuk pengesahan. Kemudian borang itu akan diproses dan dihantar dari satu bahagian kepada bahagian yang lain sebelum pengesahan dilakukan. Dalam tempoh pemprosesan borang itu, banyak prosedur yang terpaksa dilalui oleh pelanggan sebelum keputusan didapatinya. Perkara ini amat melecehkan untuk ditempuhi oleh pelanggan dalam berurusan kerana prosuder yang birokrasi amat memenatkan. Perlu mengikut dari satu langkah ke langkah yang lain sebelum menuju ke matlamat akhir.
Dari sisi organisasi pentadbiran awam pula, ia lebih kepada sesuatu yang mudah untuk diuruskan kerana melibatkan banyak unit. Maka data akan direkod setiap kali pemprosesan berlaku, jadi sebarang kelompangan yang berlaku semasa urusan sedang berjalan akan dapat dikesan dengan cepat. Jadi, di sini dapat dilihat bagaimana setiap unit yang ada perlu memainkan fungsi yang tersendiri dan amat penting untuk bergerak seiring kerana ketidak fungsiaan yang berlaku kepada salah satu unit akan membuatkan sesuatu urusan itu tergendala lalu menganggu perjalanan organisasi terbabit.
Oleh itu, apa yang dimaksudkan oleh Weber didalam konsep birokrasinya adalah perlaksaan individu yang terlibat didalam organisasi itu sendiri yang membawa kepada punca timbulnya kerenah birokrasi dan bukannya prosedur yang perlu diikuti. Jadi perjalanan sesuatu organisasi formal khususnya dalam mencapai matlamatnya mestilah mengambil kira faktor tindak balas terhadap perubahan persekitaran yang memberi kesan kepada perlaksanaan manusia itu sendiri. Maka disini tidak akan timbul lagi masalah berkenaan ketidakcekapan dan ketidak profesionalan pekerja dalam menangani permasalahan ini.
KESIMPULAN
Birokrasi boleh difahami dan dilihat dari dua segi perspektif, iaitu daripada sudut pandangan positif dan negatif. Birokrasi secara umum dapat dimaknai sebagai struktur organisasi formal yang memerlukan beberapa prosedur dilaksanakan bagi mencapai matlamat yang dimahukan dalam menjadikan perjalanan sesebuah organisasi itu lebih sistematik.
Relevannya sistem birokrasi ini untuk dipraktikkan didalam pentadbiran awam masa kini adalah kerana ia menjadikan satu kerja itu berjalan dengan teratur dan lancar mengikut satu-satu langkah yang diperlukan. Keadaan birokrasi sebenarnya bergantung kepada kecekapan kerajaan yang mentadbir dalam memastikan agar garis panduan yang digunakan tidak jauh dari konsep asal birokrasi. Di mana mereka yang berhak untuk menentukan dan mencipta langkah atau prosedur yang perlu diikuti dalam melakukan beberapa urusan yang diperlukan.
Walaupun birokrasi pada hari ini dilihat sebagai seolah-olah sebagai satu sistem yang lembab dan banyak kerenah namun konsep dan teori Weber masih sesuai dipraktikkan dalam konteks pentadbiran awam masa kini kerana kesemua kriteria birokrasi ideal yang digariskan oleh Weber mempunyai satu matlamat iaitu untuk mempertingkatkan kecekapan organisasi dalam pencapaian yang berkesan.
Disediakan oleh :
Widad bt Mat Ali
Nazhatul Ain bt Hisamudin
Disediakan untuk :
Encik Hafis
Ijazah Sarjana Muda Sains Sosial (Antropologi dan Dakwah) dengan kepujian
BIBLIOGRAFI
Jonathan H.Turner.2003. The Structure of Sociological Theory. Belmont: Wadsworth/Thomson Learning.
Rohana Yusof. 2001. Asas Sains Sosial dari Perspektif Sosiologi. Kuala Lumpur: Dewan Bahasa dan Pustaka.
Sujit Kumar Choudhary.2006. Thinkers and Theories in Sociology : From Comte to Giddens. Delhi: Gagandeep Publications
No comments :
Post a Comment